Riunioni di lavoro: istruzioni per l’uso, in VoceArancio

….
PRIMA di convocare una riunione è fondamentale chiedersi se sia davvero necessaria. Se sì, occorre definirne chiaramente l’argomento e stabilire un ordine del giorno. Chiaro, efficace, ma non troppo lungo. Se i punti da discutere sono troppi, li si potrà affrontare solo parzialmente, con il risultato di dover fissare un altro incontro e di aver rafforzato nei partecipanti l’idea dell’inutilità delle riunioni. È utile inviare tutta la documentazione di base ai partecipanti (al massimo 8-10 persone per consentire a tutti di esprimere il proprio parere). A tutti deve essere chiaro il tipo di riunione e gli obiettivi da raggiungere.DURANTE la riunione è fondamentale il ruolo del facilitatore: presenta l’ordine del giorno, indirizza la discussione, invita i presenti a fornire il proprio contributo (con interventi brevi e concisi), cerca di evitare gli interventi polemici, fuori tema o troppo lunghi, fa il punto della situazione e approva la soluzione ai problemi. La riunione deve iniziare e finire all’orario prestabilito. Non deve durare mai più di due ore. Chi partecipa deve arrivare preparato, evitare le distrazioni (telefonate, mail, messaggi…) e gli interventi inopportuni o troppo lunghi.DOPO ogni riunione è bene stilare un verbale da inviare a tutti i partecipanti: «Il verbale non va inteso come fatto burocratico, ma come pro-memoria. In un’organizzazione, dopo due o tre riunioni, qualche volta accade che non ci si ricorda più cosa è stato deciso» (Sarchielli).
….

l’intero articolo qui:
VoceArancio » Blog Archive » Riunioni di lavoro: istruzioni per l’uso